Confidencialitat

La zona habilitada per la destrucció és un recinte tancat dotat dels diferents sistemes de seguretat.

L’accés a aquesta zona de destrucció està restringit i només hi tenen accés les persones autoritzades. S’accedeix mitjançant la introducció d’un codi personal, secret i en format numèric.

Tot el personal que desenvolupa la tasca de destrucció confidencial ha signat un document de compromís de confidencialitat i protecció de dades personals.

Tant dins d’aquesta zona de destrucció com a la zona de descàrrega hi ha instal·lat un sistema de circuit tancat de televisió amb gravació que està en funcionament durant tota la jornada laboral.

Les gravacions es guarden durant un mes custodiades sota clau pel Responsable del Departament de Gestió de Residus.

El centre està dotat d’un sistema d’alarma anti-intrusió connectat a una central receptora d’alarmes.

Recollida

Femarec ofereix el servei de recollida de material confidencial mitjançant contenidors metàl·lics i sota clau. Els contenidors únicament poden ser oberts pel personal autoritzat per Femarec i degudament acreditats mitjançant carnet amb identificació fotogràfica.

En casos excepcionals es pot lliurar al client una còpia de les Claus dels contenidors confidencials prèvia signatura d’un document per part de la persona receptora de les mateixes, en el qual consta el seu nom i DNI, per tal d’acreditar que Femarec no n’és l’únic dipositari.

La recollida pot ser mitjançant canvi de contenidor amb brida numerada o també ser obert dintre de les instal·lacions del client; en el seu interior hi ha dipositat un sac que es segella amb una brida numerada i s’extreu del contenidor, col·locant-ne un de buit en el seu lloc.

S’ofereix al client la possibilitat de realitzar aquest procés davant d’un responsable de l’empresa.

El xofer anota l’albarà de recollida de material confidencial els nº de les brides utilitzades i deixa una còpia al client conforme ha fet la recollida. El sac o el contenidor segellat és transportat fins a les instal·lacions de Femarec.

Femarec també ofereix el servei de recollida de documentació confidencial mitjançant contenidors de cartró tancats segellats amb un brida numerada que només es poden obrir trencant el contenidor.

En aquest cas els operaris de recollida s’emporten els contenidors plens i els substitueixen per buits anotant a l’albarà de recollida de material confidencial el nº de contenidors que es recullen i es segueix el mateix procediment explicat en el cas de contenidors metàl·lics pel paper confidencial.

Per últim també pot ser que el client lliuri documentació confidencial dintre de caixes, bosses, gàbies, arxivadors definitius etc.

En aquests casos des de les nostres oficines es dona avís al xofer que fa la recollida. La quantitat recollida s’anota a l’albarà de recollida de material confidencial i es segueix el mateix procediment explicat en els casos anteriors.

Per altre banda, Femarec també ofereix la possibilitat de recollida de suports magnètics confidencials per la seva destrucció.

Aquest material pot ser que el client el lliuri en diferents contenidors o bosses i es segueix el mateix procediment descrit per la documentació confidencial. Hi ha la possibilitat de recollir aquests residus en contenidors lliurats per Femarec amb brida numerada.

Transport

El material confidencial es transporta en vehicles tancats, equipats, tots ells, amb immobilitzador electromecànic o alarma. Igualment, cada vehicle disposa de telèfon mòbil de l’empresa que permet la comunicació amb les oficines en qualsevol moment.

També es disposa d’un sistema de localització de vehicles via GPS que permet saber en qualsevol moment on és el vehicle i l’itinerari que ha seguit.

El contacte amb els xofers és constant, tant a través del telèfon mòbil com del localitzador GPS, de manera que en tot moment està controlat el material confidencial transportat i es poden detectar canvis de ruta no autoritzats o altres indicis que puguin indicar que s’ha produït algun incident.

Descàrrega material a planta

El xofer fa la descàrrega del vehicle i anota, segons el tipus de residu, el pes del material als registres corresponents.

En el cas que hi hagi brides, es comprova que els nº de les brides que es descarreguen siguin els mateixos que ha anotat el xofer al mateix albarà de recollida de material confidencial en el moment de la recollida.

Aquest full es posa al contenidor que conté el material per destruir. Un cop identificats tots els contenidors a la zona de descàrrega es traslladen immediatament a la zona de destrucció amb control d’accés.

El responsable d’aquesta zona comprova que el pes i el nº de cada brida indicats a l’albarà de material confidencial es correspongui amb el material que entra a la zona de destrucció abans de procedir a la seva destrucció.

Destrucció

La nostra destructora de paper el tritura en partícules d’1cm de gruix, que posteriorment es compacten arribant d’aquesta manera al nivell P3 de la DIN 66399.

També tritura suports magnètics que contiguin dades confidencials.

Per tal de minimitzar al màxim el risc en la protecció de dades, aquesta destrucció es realitza en un espai de temps equivalent a l’horari d’un dia laboral comptant a partir del moment que arriba el material al centre de destrucció.  

Destructora

El servei compta amb una destructora amb una capacitat de destrucció de 1.200 kg de material per hora.

Gràcies a un sistema de tambor magnètic incorporat, és capaç de separar automàticament el paper del seu suport, la qual cosa evita haver de destriar el paper i, per tant, disminueix la feina a fer i augmenta la confidencialitat.

Destrucció d’altres materials

La nostra destructora permet destruir molts més materials a banda del paper: disquets, CDs, radiografies, fusta, metall, plàstic, goma i roba, entre d’altres. Aquesta característica permet oferir a les empreses altres serveis com la destrucció d’articles comercials amb defecte de fabricació, articles falsificats, restes d’estocs, elements amb una imatge corporativa antiga, etc.

Documentació de Control

L’albarà de destrucció confidencial és un full autocopiatiu (3 còpies) que omple el xofer amb les dades de la recollida i deixa una còpia al client. S’ha d’omplir un per cada tipus de residu. Un cop feta la descàrrega a planta, portat a la zona de destrucció i omplertes les dades corresponents, una segona còpia és enviada a les oficines del departament i la tercera còpia s’arxiva a la zona de destrucció. 

D’altra banda, es porta un control del lliurament de les brides numerades per saber exactament a quin xofer o client se li ha lliurat cada brida.

Certificats

S’emet certificat de destrucció confidencial de tot el material destruït. En el cas que el material a destruir sigui paper s’especifica la destrucció al Nivell P3 segons la norma DIN 66399.

Els certificats són lliurats al client a mes vençut sobre el total de destruccions efectuades durant el mes anterior.

UNE-EN 15713:2010
Destrucció Confidencial

Des del 25 de maig de 2018 és plenament aplicable el Reglament UE 2016/679, el nou marc europeu de protecció de dades. Això suposa que totes les empreses i organismes que tractin dades personals en el seu funcionament han d’haver adequat els seus processos interns a la nova normativa.

Especialment destacable és el considerable increment de les sancions aparellades a les infraccions contemplades en el seu article 83:

• Pels casos més greus, es concreten en un màxim de 20.000.000 milions d’euros o el 4% del volum del negoci total de l’exercici anterior, optant l’Autoritat competent per la quantia més elevada.

• Pels casos menys greus, el màxim serà un l’import de 10.000.000 milions d’euros o el 2% del volum del negoci total de l’exercici anterior, optant l’Autoritat competent per la quantia més elevada.

Una de les novetats que més afecten al funcionament de les empreses és l’aplicació del Principi de Limitació del Termini de Conservació. Segons aquest, les dades que permetin identificar als interessats no s’hauran de mantenir més temps de l’imprescindible per a realitzar la finalitat del seu tractament, limitant el termini de conservació. Per aquest motiu, el nou Reglament Europeu obliga en certs casos a la destrucció definitiva de documentació que contingui dades de caràcter personal mantenint sempre la seva confidencialitat.